Как оформлять авансовый отчет при передаче подотчетным лицом средств другим работникам?

Comments

• Добрый день.
  

  Цитата: В организации есть подотчетное лицо, которому выдаются деньги подотчет на месяц. Он работает на объекте стройки.

  А не возникает ли у вас на объекте обязанность зарегистрировать обособленное подразделение?
  Что такое обособленное подразделение: анализируем признаки
  

  Цитата: Выдает деньги по РКО, все оформляет как надо. Потом приносит мне эти РКО, отражая их в АО.

  Где и когда регистрируются эти РКО, кто присваивает им порядковый номер?
• ОП регистрировать не нужно, объекты строек меняются. Мы лишь подрядчики.
  
  В том то и дело, что я не знаю как эти РКО регистрировать. Сотрудник просто на готовом бланке пишет.
  Дело в том, что он прораб. И, например, лично самому бегать за какой-либо изолентой, краской или набором кистей - это лишняя трата времени. Поэтому он дает эти деньги строителям своим под роспись в РКО.  Он может дать маляру 5000 в начале месяца на всякую мелочь (чтобы не дергали его каждый раз), а маляр просто потом чеки приносит. 
  
  Я предложила такой вариант: не плодить подотчетных лиц, а прорабу просто собирать все чеки на себя. А для своего контроля выдавать деньги на стройке как ему угодно (хоть под РКО,хоть под расписку). 
  
  Но зависает вопрос о том, как быть когда прораб выдает аванс по зарплате. Он же выдает из своих подотчетных денег....
• ДОбрый вечер! Очень интересный вопрос.  На мой взгляд ваш прораб является не подотчетным лицом потому что он берет свои подотчетные деньги и распределяет их по другим сотрудникам. Ваш прораб является де-факто кассиром, которому выдали денежные средства и он из выдает и за них отвечает.
  Поэтому ваш прораб весьма похож на вот эту строчку из Указания  ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. N 3210-У
  4.2. Кассовые документы оформляются:
  бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);
  
  Далее если читать это указание дословно то получается что каждый тот расходник ,который выдал ваш прораб должен был быть занесен в кассовую книгу под своим номером но тогда значит ваш прораб не отчитается за свои полученные деньги , за них отчитались другие.
  
  Поэтому  я бы сделала прораба кассиром с материальной ответственностью. Откройте ему корпоративную карту с которой он будет снимать нужную сумму и выдавать  своим работникам и вот тогда уже получится что вы сможете прикладывать к своей кассовой книге расходники и отчет тех работников, которые реально сбегали и купили краску.
• Хорошо, но как будет отчитываться по полученным деньгам прораб?
• Прораб будет кассиром . Он будет отчитываться как кассир. Вы открываете ему корпоративную карту . На неё переводится определённая сумма денег. Так как корпоративная карта- это отдельный счёт то вы всегда будете в курсе сколько он снял. А отсчитываться уже будут прорабу как кассиру. Тогда получается что прораб отчитывается что он вот эту сумму выдал мастеру а мастер должен подписаться в расходники и в авансовом про отчёте за краску.
• Цитата: Ваш прораб является де-факто кассиром, которому выдали денежные средства и он из выдает и за них отвечает.

  Придерживаюсь того же мнения; потому и задавала вопрос про обособленное подразделение, которое обязано вести свою собственную кассовую книгу.  Считаю, что следует документально оформить тот факт, что на прораба возложены обязанности кассира на объекте; нужно обучить его дополнительно всем документальным премудростям и неплохо бы еще установить за это прибавку к зарплате.
  

  Цитата: каждый тот расходник ,который выдал ваш прораб должен был быть занесен в кассовую книгу под своим номером

  Да. А предварительно приходным кассовым ордером вносятся средства, полученные им из главной кассы.
  

  Цитата: ОП регистрировать не нужно, объекты строек меняются. Мы лишь подрядчики.

  Не факт, что не нужно. Если работаете на объекте больше месяца, создаете там рабочие места и осуществляете контроль за своими работниками, то признаки ОП налицо.
  Как создать обособленное подразделение: оформляем решение, готовим кассовые операции, уведомляем ИФНС и фонды
  

  Цитата: Вы открываете ему корпоративную карту .

  Не на каждом строительном объекте есть банкомат, чтобы снять средства с карты, поэтому возможна и выдача наличными из главной кассы. Здесь уже нужно исходить из конкретных обстоятельств.
• Александра! Полностью согласна со всем что сказали и про ОП тоже.
• Energizer,коллеги, спасибо за совет. Но вопрос не в целесообразности создания ОП. 
  
  И реалии таковы, что деньги прорабу кидаются и на карту и выдаются наличкой....
• Лил, мы прекрасно понимаем что вопрос не в целесообразности создания ИП, и мы прекрасно понимаем что деньги кидаются на карту прорабу а он их потом раздает направо и налево и требует от людей отчет.  И мы вам пытаемся сказать что это неправильная ситуация и в этой ситуации как минимум два штрафа : за нарушение кассовой дисциплины и за несоздание ОП. Ну хорошо регистрация ОП на стройке это еще вопрос расплывчатый  но то что ваш прораб работает кассиром от этого не уйдешь и деньги , которые он получает на карту по сути дела это касса.  Я вам предложила сделать ему корпоративную карту. Она ни чем не будет отличаться от его но за то будет намного легитимнее чем то что есть сейчас.
• Хорошо, я подниму вопрос этот.
  Но на данный момент у меня на руках РКО, по которому выданы деньги прорабу. и рко, по которым он давал деньги другим из своего подотчета...И я не знаю что с этим делать...
  Так и не поняла
  
  Подумала, может мне от прораба сделать ПКО на возврат неизрасходованной подотчетной суммы на те суммы. которые он выдал другим работникам?
  Таким образом, я эту сумму и с прораба "сниму" и деньги на выдачу в кассе появятся.
• Цитата: Но на данный момент у меня на руках РКО, по которому выданы деньги прорабу. и рко, по которым он давал деньги другим из своего подотчета...И я не знаю что с этим делать...Так и не поняла

  Я по этой причине и спрашивала, где и кем зарегистрированы у вас РКО, которые выдавал прораб. Если это документы без номеров (т.е. прорабу выдали просто чистые бланки, не пронумерованные и нигде не зарегистрированные заранее; и сам он тоже кассовой книги не ведет), то реальной функции контроля за расходованием денежных средств эти РКО не несут. И если все выданные прежде наличные подтверждены документами поставщиков, и если прораб на это согласен (что тоже крайне важно), можно оформить на все прежние расходы авансовые отчеты только от его имени. Это безусловно неправильно, но позволит хоть как-то выйти из сложившейся ситуации, не переделывая задним числом кассовую книгу (чтобы вписать в нее те самые РКО на суммы, якобы выданные из главной кассы тем работникам, которые реально их тратили).
  И конечно нужно срочно решать вопрос изменения порядка работы с наличностью. Понимаю, что организация воспользовалась тем, что в Указании Банка № 3210-У не прописан запрет на передачу подотчетных средств иному лицу. Но проблема в том, что там не прописан и документооборот в случае такой передачи. А при попытке выстроить его самостоятельно, как Вы уже убедились, одни концы никак не сходятся с другими.
• Спасибо за советы!
  
  Но скажите, в целом, имеет ли право на жизнь моя мысль о том, что прораб просто делает пко на возврат денег из подотчета и я тут же провожу рко на выдачу подотчет другом лицу?
  Мне бы сейчас хотя бы июнь-август закрыть...Тут гора документов.
• Цитата: имеет ли право на жизнь моя мысль о том, что прораб просто делает пко на возврат денег из подотчета и я тут же провожу рко на выдачу подотчет другом лицу?

  Формально - имеет, конечно. Но в вашем случае вряд ли сложится. Работники, которые фактически приобретали и оплачивали ТМЦ находились на удаленном строительном объекте и, насколько я понимаю, вряд ли могли тогда обратиться в кассу предприятия за получением наличных. А если оформлять на них РКО по окончании работ, то материалы-то ведь были куплены гораздо раньше...
• Да, но вот какой вопрос еще не дает мне покоя.
  Сделаю я приказ, что прораб подотчетное лицо, что он кассир. Буду выдавать ему деньги (наличка и перечисление на карту). И будет этот прораб как кассир работать. НО. Сам то он как будет отчитываться за те суммы, что я ему как кассиру выдам? Этот вопрос для меня остался открытым...
• У него как у кассира будут РКО на выдачу зарплаты (вместе с платежными ведомостями), РКО на выдачу средств подотчетникам и авансовые отчеты от них.
  Копии листов кассовой книги он обязан своевременно передавать в главный офис.